Documentalista digital: si no se encuentra, es como si no existiera

Remoto

El documentalista de archivo digital se encarga de que un fondo de miles de documentos, fotos o vídeos sea localizable. Es un oficio silencioso, bastante remoto y con más demanda de la que parece, porque casi todas las organizaciones tienen un archivo que no saben usar.

Qué se hace en un turno normal

El trabajo central es la descripción. Cada documento recibe unos metadatos: qué es, de cuándo, de quién, qué contiene, qué derechos tiene y cómo se relaciona con el resto del fondo. Ese registro es lo que después permite encontrarlo.

Para que funcione hace falta un criterio uniforme. Si un día se escribe «Ayuntamiento de Sevilla» y otro «Ayto. Sevilla», las búsquedas se rompen. Por eso se trabaja con vocabularios controlados y listas de autoridades, y por eso el oficio es tan meticuloso.

Alrededor hay control de calidad de la digitalización —que la imagen sea legible, que el fichero no esté corrupto, que el nombre siga la norma— y gestión de la preservación: formatos que aguanten el paso del tiempo, copias de seguridad y migraciones cuando un formato queda obsoleto.

Y está la parte de servicio: atender consultas de investigadores, de periodistas o de la propia organización, y saber en qué parte del fondo puede estar lo que buscan aunque lo describan de forma vaga.

Cómo es la jornada

Es jornada normal, sin turnos y con horario flexible. El trabajo es de concentración larga y por lotes: se describe un conjunto de documentos completo antes de pasar al siguiente, para mantener el criterio.

Los proyectos suelen tener fecha de entrega ligada a una subvención, a una efeméride o a la apertura de un fondo al público, y esas fechas concentran la carga.

Es un trabajo muy de pantalla y de detalle, así que las pausas y la ergonomía importan más de lo que parece. La fatiga visual es la queja habitual de quien lleva años en esto.

La parte más entretenida del oficio es también la menos previsible: las consultas. Alguien pregunta por «una foto de la inauguración de un puente, creo que en los años sesenta», y hay que traducir esa descripción vaga a los términos con los que el fondo está descrito. Quien conoce bien su archivo lo resuelve en minutos.

Y hay proyectos de migración que aparecen cada pocos años: pasar el fondo a un sistema nuevo, revisar que nada se pierde por el camino y reindexar. Son meses de trabajo intenso y son también el momento en que más se contrata.

Lo que piden de verdad

Se valora formación específica, pero también entra gente de humanidades con método. Lo que se pide:

• Meticulosidad extrema. Un criterio aplicado a medias hace inservible el trabajo de meses.
• Constancia con el vocabulario controlado y con las normas de descripción del centro.
• Capacidad de leer y resumir documentos, a veces manuscritos o en otro idioma.
• Soltura con bases de datos y con gestores documentales; las hojas de cálculo también cuentan.
• Criterio sobre derechos de uso: qué se puede publicar y qué no.
• Paciencia, porque es un trabajo de avance lento y resultados poco visibles.

Si sabes algo de programación básica para tratar datos en lote, tienes una ventaja enorme: buena parte del trabajo repetitivo se puede automatizar y muy poca gente del sector lo hace.

Cómo se llama y cómo se paga en cada país

Es un sector donde el empleo público paga menos pero da estabilidad, y el privado —medios, empresas con archivo histórico, plataformas de contenido— paga más pero trabaja por proyectos. La combinación de documentación y tratamiento de datos es lo que más sube la retribución.

Cómo postular sin perder el tiempo

Busca por «documentalista», «gestión documental», «archivo digital» y archivist. Y mira las convocatorias públicas: archivos, bibliotecas y universidades contratan por bolsa.

Prepara una muestra: coge un conjunto pequeño de documentos o fotos y descríbelo con criterio uniforme. Enseñar eso vale más que explicar que eres ordenado.

Menciona idiomas y cualquier soltura técnica con datos. Son las dos cosas que diferencian una candidatura en un sector con muchos perfiles de humanidades parecidos.

Comprueba los derechos antes de publicar cualquier material del fondo. Una foto de archivo difundida sin licencia puede acabar en una reclamación, y en documentación personal hay además límites legales de acceso. Ante la duda, no se publica: se consulta.